Die meisten Freelancer werden in ihrer Karriere einmal vor dem Problem stehen, dass ein Kunde nicht zahlt - entweder, weil er es aus finanzieller Sicht nicht kann oder einfach nicht möchte. In diesem Artikel möchte ich dir verschiedene Ausgangspunkte und konkrete Schritte an die Hand geben, damit du doch noch an dein verdientes Geld kommst.
Wie für viele meiner Artikel gehe ich bei sensiblen Themen gerne auf die Suche nach Meinungen aus meinem Netzwerk. Bis vor wenigen Monaten hatte ich persönlich keinerlei Erfahrungen mit schlechter Zahlungsmoral machen müssen. Unter anderen Umständen wäre dieser Artikel also höchstwahrscheinlich niemals in meinen Gedankenkreis gelangt. Heute habe ich drei reale Geschichten von tollen Menschen dabei, die ebenfalls vertröstet, betrogen und abgezockt worden sind.
Bitte beachte: Da es sich teilweise um laufende Gerichtsverfahren handelt, sind folgende Erfahrungsberichte anonymisiert. Außerdem verzichte ich auf die Nennung von Namen und Unternehmen.
Vor einigen Monaten erhielt ich durch einen gemeinsamen Business-Kontakt einen lukrativen Auftrag aus den USA. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung von Website-Baukästen spezialisiert und zählte bereits über 2000 Menschen zu ihren Kunden. In einem ersten Gespräch klärten wir schnell die Rahmenbedingungen - im Nachhinein betrachtet ging das alles sehr fix.
Als Grafikerin sollte ich die Icons und eine neue Brand Identity für die Plattform entwickeln und zu Papier bringen. Die Anforderungen seitens des Unternehmens waren nicht sonderlich exotisch. Ich veranschlagte einen Kostenrahmen im mittleren fünfstelligen Bereich, da ich zu dieser Zeit eigentlich bereits ausgebucht war. Ohne eine einzige Rückfrage oder Verhandlung wurde dieses Budget freigegeben, was mich natürlich freute.
Bereits in der Folgewoche setzte ich mich an die Arbeit und bereitete einige Vorschläge vor. In einem ersten Meeting präsentierte ich die Entwürfe, welche seitens des Auftraggebers positiv aufgenommen wurden. Anschließend kündigte ich eine erste Abschlagsrechnung in Höhe von 40 Prozent des Budgets an, was auch so im Vorfeld abgesprochen war. Da das Zahlungsziel bei 30 Tagen lag, unterbrach ich meine Arbeit nicht, sondern machte nahtlos weiter.
Bis zum letzten Tag der Zahlungsfrist fand eine problemlose Kommunikation über Mail und Slack statt. Als ich nach einer weiteren Woche nach dem Stand der Rechnung fragte, wurde der Dialog einseitig ausgesetzt. Fortan wurde ich geghostet, keine einzige Mail wurde beantwortet, der Slack-Channel war ebenfalls verstummt. Bis dahin hatte ich das Icon-Set vollständig übermittelt und einige Zeit in die Erstellung der CI investiert.
Auch der gemeinsame Kontakt konnte den Auftraggeber nicht erreichen, es herrschte absolute Funkstille. Ich schickte in Folge Zahlungserinnerungen und schließlich Mahnungen. Das Geld habe ich nie erhalten. Ein Gespräch mit einem Anwalt brachte auch eher Ernüchterung: Ein Mahnverfahren in den USA ist möglich, kostet jedoch einiges an Geld und Nerven.
Ich habe diesen Vorfall als Lehrgeld verzeichnet und meine gesamten Prozesse intern umgestellt, damit mir dies nicht noch einmal passiert.
Besonders dreist wird es, wenn der Dienstleister mit eigenem Geld in die Vorleistung geht, um Dienste, Tools oder - im schlimmsten Fall - andere Freelancer zu bezahlen. Die anschließende Rechnung wurde immer wieder aufgeschoben, stets neue Ausreden erfunden.
Wenn selbst eine offene Kommunikation nicht mehr möglich ist, kann der Freelancer nur noch den Pfad der Mahnungen und letztlich der gerichtlichen Auseinandersetzung gehen. Dies ist anstrengend, zeitintensiv und mit Mehrkosten verbunden, die du dir jedoch von deinem Kunden wieder einholen kannst. Trotzdem ist es meiner Meinung nach wichtig zu zeigen, dass solche Spielchen nicht ohne Konsequenzen bleiben.
In dieser Geschichte wurde eine Anwaltskanzlei zu Hilfe gezogen, welche sich auf Mahn- und Zwangsvollstreckung spezialisiert hat. Da es sich um ein laufendes Verfahren handelt, wurde ich gebeten, keine weiteren Informationen zu veröffentlichen.
Für einen regionalen Kunden erstellte meine eigene Werbeagentur vor wenigen Jahren eine neue Website. Der Kunde wünschte sich dabei das volle Programm: Fotoshooting, Imagefilm, umfangreiche Nutzertests und eine umfassende SEO-Betreuung nach dem Launch der Website. Das Gesamtvolumen des Auftrags belief sich auf über 40.000 Euro.
Wir vereinbarten einen Zahlungsplan mit drei Rechnungen:
Die ersten beiden Rechnungen wurden anstandslos und pünktlich bezahlt, sodass wir unsere Arbeit fristgerecht und professionell übergeben konnten. Trotz Pflichtenheft wurde die letzte Rechnung von Kundenseite heftig kritisiert, da aus ihrer Sicht einige Punkte nicht zu ihrer Zufriedenheit erfüllt wurden.
In einem Dialog mit der Geschäftsführung konnte keine Lösung gefunden werden, sodass wir die erste Zahlungserinnerung und anschließend Mahnungen verschickten. Uns wurde mitgeteilt, dass die Kundenseite einen Anwalt beauftragt hätte, die Abschlussrechnung anzufechten. Die Website war zu diesem Zeitpunkt seit vielen Wochen online und dank der Analytics-Daten konnten wir einsehen, dass bereits einige Aufträge generiert wurden.
So kamen wir leider nicht drumherum, uns ebenfalls rechtlichen Beistand zu holen. Die Anwaltskanzlei unseres Vertrauens eröffnete ein offizielles Mahnverfahren am zuständigen Gericht. Wieder verstrichen Fristen, sodass am Ende ein Vollstreckungsverfahren eingeleitet wurde. Anschließend wurde die Abschlussrechnung endlich vollständig beglichen.
Eine weitere Zusammenarbeit kam für uns natürlich nicht mehr infrage, sodass wir einvernehmlich einige Leistungspunkte aus unserem Vertrag strichen.
Du hast deine Rechnung an den Kunden geschickt und auch Wochen danach kannst du immer noch keinen Zahlungseingang verbuchen? Dieser Umstand ist ärgerlich, kommt jedoch häufiger vor, als du denkst. Die Gründe könnten unterschiedlicher nicht sein:
Die allgemeine Aussage "Der Kunde will nicht zahlen" ist also in den seltensten Fällen wahr. In meinen fünf Jahren Selbstständigkeit hatte ich bisher nur einen einzigen Fall von schlechter Zahlungsmoral.
Um solche Missverständnisse möglichst schnell aus der Welt zu schaffen, solltest du mit deinem Kunden in den Dialog treten, wenn du keine Zahlung erhalten hast. Das muss dir nicht peinlich oder unangenehm sein, vielmehr ist dein Kunde unter Zugzwang, um die Situation schnellstmöglich zu klären.
Der ideale Zeitpunkt könnte beispielsweise der wöchentliche Projekt-Call sein. Am Ende bittest du den Projektleiter um eine Minute und fragst nach dem Stand der Rechnung. Das kannst du so machen:
"Hey Stefan, ich hab gestern einmal meine Finanzen aktualisiert. Dabei ist mir aufgefallen, dass die erste Rechnung noch nicht beglichen ist. Gibt es da Rückfragen eurerseits oder habe ich etwas in der Rechnung nicht berücksichtigt? Könntest du das einmal mit eurer Buchhaltung prüfen?"
Auf freundliche Weise spielst du den Ball zu deinem Kunden, der nun in die Handlung gehen muss. Solche Situationen hatte ich bisher nicht oft, jedoch wurde das Problem stets innerhalb weniger Tage geklärt und die Zahlung veranlasst. Bedenke: Je größer ein Unternehmen aufgebaut, desto komplexer sind die internen Prozesse. Verabschiede dich von dem Gedanken, dass ein großer Player wie Siemens oder die English Football League deine Rechnungen innerhalb von sieben Tagen begleichen werden.
Bei größeren Konzernen und Unternehmen wird selbst das Zahlungsziel 30 Tage oftmals nicht eingehalten und es kommt zu Verzögerungen. Das wird im Vorfeld für gewöhnlich kommuniziert, sodass du dich darauf einstellen kannst.
Sowohl die Covid-19-Pandemie als auch die anschließende Wirtschaftskrise haben uns gezeigt, dass selbst gestandene Unternehmen schnell in finanzielle Schieflagen geraten können. Kann dein Kunde aufgrund fehlender Liquidität deine Rechnung nicht fristgerecht zahlen, wirst du dies hoffentlich in einem vertraulichen Gespräch erfahren.
Um die Chancen der Rechnungsbegleichung zu erhöhen, kannst du deinem Kunden einen individuellen Zahlungsplan anbieten. Besonders langjährige Partnerschaften stärken sich durch solche Maßnahmen ungemein. So kann eine Rechnung beispielsweise in zinslosen Teilabschlägen gezahlt werden.
Beispiel: Du stellst deinem Kunden eine Rechnung von 5000 Euro netto aus. Vertraglich einigt ihr euch auf eine Zahlung von zwei Raten á 2500 Euro. Damit hat dein Auftraggeber deutlich mehr Spielraum, um wieder auf eigenen Beinen zu stehen und positiv zu wirtschaften. Auch den Zeitraum der Zahlung legst du als Dienstleister selbst fest.
Wichtig bei all der Liebe: Es geht hier immer noch um Geld und in vielen Bereichen hört an dieser Stelle die Freundschaft auf. Auch wenn jeder mal eine schlechte Phase durchläuft, solltest du klar und bestimmend die Spielregeln definieren. Halte alle Schritte schriftlich - am besten vertraglich - fest, um im Fall der Fälle den gesamten Schriftverkehr schwarz auf weiß zu haben.
Lesetipp: Wenn du bereits in größeren Problemen steckst, dann solltest du dich zwingend mit der Sanierung deiner Finanzen befassen. Im Artikel Wesigner & Finanzen: So wirtschaftest du profitabel gehe ich genauer auf das Thema ein und gebe hilfreiche Tipps.
Die Rechnung ging an deinen Kunden und du kannst auch Tage nach dem festgelegten Zahlungsziel keinen Geldeingang verzeichnen? Dann wird es Zeit für die sogenannte Zahlungserinnerung. Wie der Begriff schon sagt, soll dieses Dokument den Kunden an die offene Rechnung erinnern und vor weiteren Konsequenzen und Mahngebühren schützen.
Theoretisch könntest du die Zahlungserinnerung am Tag nach dem Ablauf deines Zahlungsziels versenden. Jedoch empfehle ich, noch ein paar Tage ins Land gehen zu lassen. Manchmal werden Rechnungen erst am allerletzten Tag beglichen oder aber das Unternehmen benötigt länger, um die Rechnung durch den internen Prozess zu schicken. Ist nach einer Woche immer noch kein Geld eingegangen, greife ich - je nach Kundenbeziehung - zum Hörer oder sende eine E-Mail mit der Zahlungserinnerung.
Mit dieser reduziere ich das Zahlungsziel auf sieben Tage statt zwei Wochen. In der Vergangenheit musste ich äußerst selten eine Erinnerung an einen Kunden verschicken, welche anschließend innerhalb weniger Tage beglichen wurde. Meine persönliche Empfehlung: Um deine eigene Liquidität nicht zu gefährden, solltest du deinem Geschäftspartner nicht zu viel Zeit in Sachen Zahlungsziel der Erinnerung geben.
Im schlimmsten Fall musst du mit folgenden Mahnungen und rechtlichen Schritten um dein Geld kämpfen, was dir in diesem Moment fehlt. Bei kleineren Aufträgen mag das verkraftbar sein, bei großen Projekten, die sich über Monate streckten, kann dies deine Existenz ernsthaft bedrohen. Als Freelancer müssen wir ebenfalls Rechnungen begleichen und unseren Lebensunterhalt bestreiten.
Manche Freelancer geben in ihren Rechnungen kein spezielles Zahlungsziel ein. In diesem Fall gerät der Rechnungsempfänger nach 30 Tagen ohne Rechnungsausgleich automatisch in Zahlungsverzug.
Folgende Angaben sollte deine Zahlungserinnerung beinhalten:
Erfolgt nach deiner Zahlungserinnerung kein Geldeingang, solltest du schnellstmöglich den Mahnprozess starten. Du schickst deinem Kunden eine erste Mahnung und zeigst damit auch indirekt, dass du es ernst meinst. Viele Bekannte aus meinem Netzwerk haben noch nie eine Mahnung verschickt, warten stattdessen lieber Monate auf ihr Geld und hören sich regelmäßig Ausreden an.
Die Gründe dahinter sind simpel: Sie wollen ihren Kunden nicht verstimmen oder im schlimmsten Fall sogar verlieren. Ich persönlich frage mich jedoch: Möchtest du mit einem Kunden zusammenarbeiten, der Rechnungen nicht zahlt, dich stets mit verschiedenen Ausreden hinhält und du mit jeder Rechnung die Zahlungserinnerung quasi hinterherschicken kannst?
Sollte es im späteren Verlauf zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen, ist es wichtig, dass du alle geschriebenen Mahnungen sauber dokumentierst. Von daher empfehle ich eindringlich, sämtliche Mahnschreiben schriftlich zu übermitteln. Ob du diese per Einschreiben, Post, Fax oder E-Mail deinem Kunden zukommen lässt, spielt erst einmal keine Rolle. Sprich Mahnungen also nicht per Telefon aus, da du diese vor Gericht nur sehr schwer nachweisen kannst.
Deine Mahnungen sollten folgende Fakten beinhalten:
Genau betrachtet gilt eine Zahlungserinnerung bereits als Mahnung, klingt jedoch deutlich netter. Mit der ersten "richtigen" Mahnung darfst du Verzugszinsen und eine Verzugsschadenspauschale verlangen, da du ein unfreiwilliges Darlehen gibst. Die Pauschale beläuft sich derzeit auf 40 Euro. Dabei ist es dir allein überlassen, ob du Verzugszinsen und die Pauschale einforderst - du bist also nicht verpflichtet.
Die Höhe der Verzugszinsen kannst du mit einem digitalen Zinsrechner für Verzugszinsen ganz einfach selbst errechnen.
Ignoriert dein Kunde auch diese erste Mahnung, solltest du ihm eine zweite Mahnung zukommen lassen und ihn höflich über die nächsten Schritte informieren. Das kann entweder die Abtretung der Rechnung an ein Inkassobüro sein, die Konsultierung eines Anwalts oder aber die Eröffnung eines Mahnverfahrens. Ich empfehle dir, dass du die zweite (und wahrscheinlich letzte) Mahnung auch per Einschreiben deinem Kunden zukommen lässt.
Sowohl Zahlungserinnerung und Mahnungen brachten keinen Erfolg, du wartest immer noch auf dein Geld? Dann hast du nun die Möglichkeit, den nächsten Schritt zu gehen und ein Mahnverfahren einzuleiten. Dafür musst du nachweisen können, dass du rechtswirksamen Anspruch auf die Begleichung hast und ein außergerichtliches Mahnverfahren bisher nicht erfolgreich war. Halte dafür sämtliche Dokumente wie Verträge, Lasten- und Pflichtenhefte, Rechnung, Zahlungserinnerungen und Mahnungen bereit.
Du kannst das Mahnverfahren beim für dich zuständigen Mahngericht einleiten. Die Kosten für die Einleitung richten sich stets nach dem Streitwert (Rechnungssumme), beziffern sich aber auf mindestens 36 Euro. Die Kosten müssen von dir als Antragsteller bezahlt werden, jedoch kannst du dir das Geld (wie alle anderen Kosten des Verfahrens) vom Schuldner zurückholen.
Einen Mahnantrag zu stellen war übrigens nie einfacher, denn mittlerweile kannst du dies auch online durchführen. Nach Einreichung prüft das zuständige Gericht den Antrag und leitet anschließend die Zustellung an den Schuldner in die Wege. Dies passiert in der Regel vollautomatisch und der gesamte Prozess dauert rund zwei Wochen. Anschließend können drei gängige Szenarien eintreten:
Meine Empfehlung: Hole dir bereits vor dem Einleiten eines Mahnverfahrens rechtliche Beihilfe, um das Risiko einer Niederlage vor Gericht zu minimieren. In den meisten Fällen ist die Rechtslage eindeutig, vor allem wenn alles sauber dokumentiert ist.
Das letzte und äußerste Mittel ist die Zwangsvollstreckung deiner Forderungen durch einen Gerichtsvollzieher. Dies geschieht dann, wenn der Schuldner weder Widerspruch einlegt, noch die Rechnung begleicht. Du hast anschließend sechs Monate Zeit, um einen Antrag zur Zwangsvollstreckung zu stellen.
Auch wenn das alles dramatisch klingt, die wenigsten Freelancer werden jemals Kontakt mit einem Gerichtsvollzieher haben. In den meisten Fällen zahlt der Kunde mit der zweiten Mahnung. Im Idealfall wirst du nie Probleme mit ausbleibenden Zahlungen haben. Dafür solltest du dich entsprechend absichern.
Weitere wichtige Informationen zum Thema Mahnverfahren findest du auf der eigens eingerichteten Website mahngerichte.de
"Du hörst von meinem Anwalt" - diesen Satz kennt man entweder aus Filmen oder aus Deutschland. Androhung rechtlicher Schritte haben schon so manche Nachbarschaft zerstört. Laut Statistik gibt es in Deutschland 23,4 Millionen aktive Rechtsschutzversicherungen - Tendenz steigend.
Solltest du bei der ersten Zahlungserinnerung sofort einen Anwalt konsultieren? Ich persönlich sage Nein und gehe zuerst in den Dialog mit meinem Kunden, um die Gründe für den Zahlungsverzug herauszufinden. Und selbst die Einleitung eines Mahnverfahrens kannst du theoretisch problemlos ohne Anwalt durchziehen. Trotzdem macht der Rat eines Experten in diesem Gebiet durchaus Sinn, um eine eventuelle Niederlage vor Gericht zu vermeiden.
In solch einem Fall würdest du nicht nur auf deinen Forderungen sitzen bleiben, du müsstest zudem auch die gesamten Verfahrenskosten begleichen. Ein Anwalt berät dich kompetent und kann dir verschiedene Optionen vorschlagen.
Inkassounternehmen zählen besonders bei Privatverbrauchern sicherlich zu den unbeliebtesten Institutionen überhaupt. Im Geschäftsbereich jedoch kannst du deine Forderung an ein solches Unternehmen abtreten und dich vorzeitig auszahlen lassen. Das Inkassobüro wird sich anschließend mit dem Schuldner in Verbindung setzen und die Rechnungssumme einfordern.
Du als Gläubiger kannst einen Haken hinter das Thema machen und erhältst sofort eine Summe. Dafür musst du jedoch auf einen Teil des Geldes verzichten, meist sind es zwischen 20 - 30 Prozent der Rechnungssumme. Alternativ kannst du das Inkassounternehmen beauftragen, deine Forderung einzutreiben. Die dadurch entstehenden Kosten muss dein Kunde vollumfänglich tragen.
In einem unverbindlichen Erstgespräch wird festgestellt, ob der bisherige Rechnungs- und Mahnungsverlauf rechtlich wasserdicht ist und welche weiteren Möglichkeiten es gibt.
Ich kenne viele andere Freelancer aus verschiedenen Branchen, die die verrücktesten Zahlungspläne bei ihren Aufträgen aufstellen. Um mir einen Überblick zu verschaffen, habe ich in einer internationalen Designer-Gruppe auf Slack mit über 50.000 Mitgliedern eine kurze Umfrage ins Leben gerufen.
Ich wollte erfahren, wie die Freelancer ihre Dienstleistung bei ihren Kunden in Rechnung stellen. Folgende Optionen gab es:
50/50 - Zahlung
Hierbei wird vor Projektbeginn sofort 50 Prozent des Investments in Rechnung gestellt. Nach Projektübergabe an den Kunden erhält dieser die zweite Rechnung.
30/40/30 - Zahlungen
Das Projektbudget wird in drei Rechnungen geteilt. Zu Beginn stellt der Freelancer sofort 30 Prozent in Rechnung, nach einem definierten Meilenstein gibt es die nächsten 40 Prozent und schließlich die verbleibenden 30 nach Projektende.
All in - 100% im Voraus
Bei diesem Modell erhält der Auftraggeber noch vor Projektbeginn die vollumfängliche Rechnung. Der Freelancer nimmt die Arbeit erst auf, wenn der Betrag auf seinem Konto ist.
Volle Rechnung nach dem Projekt
Der Dienstleister stellt erst nach getaner Arbeit seine Leistungen in Rechnung. Das kommt in Deutschland vor allem bei kleineren Projekten vor.
Folgendes Ergebnis ist bei der Umfrage (8921 Designer haben daran teilgenommen) herausgekommen:
30/40/30 - Zahlungen → 39.2%
50/50 - Zahlung → 26.7%
Individueller Zahlungsplan → 25.9%
All in - 100% im Voraus → 7.2%
Volle Rechnung nach dem Projekt → 1.0%
Die zweite und letzte Frage drehte sich um das Thema Anzahlung bei Auftragsarbeiten im normalen Rahmen. Dies kann bei einem Grafikdesigner beispielsweise die Erstellung eines Logos und bei einem Webdesigner die visuelle Konzeption einer Website sein. Die Meinungen der Freelancer-Community ist ziemlich eindeutig, denn 97 Prozent aller Befragten stellen vor Projektbeginn eine Anzahlung in Rechnung. Gerade einmal drei Prozent verzichten auf diesen Schritt, um sich finanziell ein wenig abzusichern.
Apropos absichern: Was kannst du als Freelancer machen, um die Wahrscheinlichkeit von schlechter Zahlungsmoral zu verringern? Gerade bei Großaufträgen kann eine einzige nicht gezahlte Rechnung massive Probleme nach sich ziehen, was die eigene Liquidität betrifft. Daher folgende Tipps für dich:
Verträge sind richtig und wichtig. Sie zeigen deinem Kunden, dass du seriös aufgestellt bist und dein Unternehmen ernst nimmst. Auch ein sogenanntes Pflichtenheft kann Teil dieses Dokuments sein. In diesem wird genau definiert, welche Leistungen du als Freelancer in dem Projekt umsetzen wirst. Hast du all diese Punkte abgearbeitet, ist das Projekt für dich abgeschlossen, was du im schlimmsten Fall auch vor Gericht nachweisen kannst.
Optional kannst du auch mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf deiner Website arbeiten. Der Kunde kann sich diese im Vorfeld der Zusammenarbeit anschauen und dort grundlegende Punkte nachlesen. Mit einem Vertragsdokument bist du stets auf der sicheren Seite. Deine Vorlage solltest du einmal von einem Anwalt überprüfen lassen, um Widersprüche oder Gesetzeslücken zu vermeiden.
Besonders in den beiden vergangenen Jahren hatte ich Projekte, die nicht sofort starteten, sondern erst Monate nach dem Erstkontakt. In solchen Fällen ist es wichtig, dass du eine Anzahlung nimmst. Im worst case blockierst du dir die Zeit, lehnst andere Projektanfragen ab und der Kunde verschwindet von der Bildfläche, ohne dass es zum Projektstart kommt. Plötzlich stehst du ohne Auftrag da, was dementsprechend Umsatzeinbußen nach sich zieht.
Gerade bei vorausgeplanten Projekten ist es daher unerlässlich, dass du mit deinem Auftraggeber eine Anzahlung vereinbarst. Diese beträgt in den meisten Fällen 30 Prozent des Investments. Klar sollte auch sein, dass diese Summe nicht erstattet wird, wenn das Projekt seitens des Auftraggebers nicht zustande kommen sollte.
Versetze dich einmal in die Sicht deines Kunden. Es kommt zu einer Zusammenarbeit und du sollst als Webdesigner die neue Website konzipieren und entwickeln. Ihr vereinbart ein Projektbudget von 15.000 Euro. Wenige Tage später stellst du deinem neuen Kunden eine Rechnung in Höhe von 7.500 Euro, ohne dass du bisher auch nur einen einzigen Handschlag getan hast.
Bei den meisten Zahlungsmodellen gibt es immer einen Verlierer: Entweder der Freelancer, der mit seiner Arbeit weit voraus ist oder eben der Auftraggeber, der schon eine Menge Geld gezahlt, jedoch noch nichts zurückbekommen hat. Stattdessen solltest du ein Modell entwickelt, welches sich stets am aktuellen Stand deiner Arbeit richtet.
Das 30/40/30-Modell ist in vielen Fällen so ein Preismodell. Der Kunde zahlt die 30 Prozent zu Beginn als Anzahlung für die ersten Schritte, beispielsweise für das Website-Konzept und den Strategie-Workshop. Die zweite Rechnung wird fällig, wenn der Freelancer das Design erstellt hat und vom Kunden freigegeben wurde. Nach der Entwicklung noch vor Übergabe an den Auftraggeber wird die finale Rechnung geschrieben.
Ich persönlich stelle in größeren Projekten, welche sich über mehrere Monate strecken, sogar vier Rechnungen. Diese orientieren sich sehr stark nach meiner Arbeit und sind für beide Seiten mehr als fair gestaffelt:
Bei meinem Launch Day entwickle ich mit meinem Kunden an einem einzigen Tag eine neue Website. Diesen Tag stelle ich im Vorfeld zu 100 Prozent in Rechnung. Durch die jährlichen Zahlungen der Dienste kommen über 400 Euro zusammen, welche ich im allerschlimmsten Fall nicht bezahlt bekommen würde.
Schon lange sind wir Freelancer nicht mehr ausschließlich in Deutschland unterwegs und bieten unsere Dienstleistungen an. Viele Selbstständige aus meinem Netzwerk haben sich einen internationalen Kundenstamm aufgebaut und schicken ihre Rechnungen daher in regelmäßigen Abständen ins Ausland. Dabei wird schnell klar: anderes Land, neue Gesetze. Da sind folgende Gedanken nur selbstverständlich:
Kommt dir beim ersten Gespräch schon etwas spanisch vor oder du hast einfach ein schlechtes Bauchgefühl, solltest du entweder Abstand von diesem Kunden nehmen oder dir aber Hilfe ins Team holen. Vor wenigen Jahren erstellte ich ein komplettes Design für eine Web-App aus den USA. Eine Recherche der Geschäftsadresse führte mich in ein normales Wohngebiet.
Ich erstellte trotzdem ein Angebot und machte im Gespräch klar, dass ich mir eine Zusammenarbeit nur vorstellen kann, wenn ein unabhängiger Anwalt den vollen Budgetumfang überwiesen bekommt und dieser über das Investment verwaltet, ehe die vereinbarten Meilensteine erreicht sind. Damit war das Unternehmen einverstanden und nachdem die Summe bei der Kanzlei eingegangen ist, machte ich mich an die Arbeit. Die beiden Rechnungen wurden innerhalb weniger Tage bezahlt und die Zusammenarbeit mit Kanzlei und Kunde war äußerst angenehm.
Ein externer Verwalter kostet zwar Geld, gibt dir jedoch die Sicherheit, dass deine Rechnungen beglichen werden. Dank eines Vertrages mit eindeutigen Punkten lässt kaum Interpretationsspielraum. In den meisten Fällen sind diese Anwälte gleichzeitig Vermittler, falls doch etwas schieflaufen sollte. Für gewöhnlich werden die Kosten für den Anwalt geteilt, also beide Seiten jeweils 50 Prozent.
Das gute alte Bauchgefühl ist immer noch einer der besten Indikatoren überhaupt. Wenn du beim Erstgespräch schon einen Stein im Magen hast, dann solltest du das gesamte Projekt ernsthaft hinterfragen, mindestens aber kritische Rückfragen stellen. In solchen Fällen (sie kamen glücklicherweise bisher nicht so oft vor) setze ich höhere Projektbudgets an oder verzichte auf ein Angebot. Dabei gehe ich in die offene Kommunikation und teile meine Gedanken ehrlich mit.
Dein Bauchgefühl kann dir auch mitten im Projektverlauf sagen, dass irgendwas schief läuft. Die menschlichen Antennen reagieren sehr feinfühlig auf Veränderungen und so mancher Freelancer merkt sofort, dass die Stimmung im Projektteam kippt. Spätestens jetzt solltest du in den Dialog gehen, um die Situation zu klären und jegliche Missverständnisse aus dem Weg räumen. Solche Gespräche hältst du idealerweise persönlich, niemals aber per Mail oder - noch schlimmer - WhatsApp.
Gerade auf textlicher Ebene werden Emotionen zwischen den Zeilen interpretiert, die dort eigentlich nichts zu suchen haben. In einem persönlichen Gespräch mit allen Beteiligten werden Stolpersteine sofort beseitigt und du zeigst, dass dir das Projekt am Herzen liegt.
Die Möglichkeit einer Vorauszahlung bietet sich vor allem für Kunden an, die in der Vergangenheit immer wieder Schwierigkeiten mit dem Einhalten von Zahlungszielen hatten. Möchtest du die Zusammenarbeit nicht beenden, kannst du deinen Auftraggeber bitten, in Vorleistung zu gehen und einen bestimmten Betrag vorzustrecken. Dies habe ich selbst einmal für eine weitere Kooperation vorausgesetzt und es funktionierte wunderbar.
Der Kunde zahlte Summe X im Voraus, meine Arbeit fing unmittelbar nach Zahlungseingang an. Bei Neukunden würde ich auf diese Vorgehensweise verzichten, denn dein potenzieller Partner kennt dich nicht und könnte dadurch abgeschreckt werden. Einzig die Abschlagsrechnung für die Anzahlung halte ich für absolut legitim.
Welches Zahlungsziel sollte ich meinen Kunden anbieten?
Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass eine Rechunung sofort fällig ist. Mit einer Zahlungsfrist gibst du deinem Kunden einen zeitlichen Rahmen, diese Rechnung zu begleichen. Im B2B-Bereich haben sich 14 bzw. 30 Tage etabliert. Die Angabe eines Zahlungsziels ist übrigens nicht verpflichtend. Verzichtest du darauf, ist der Kunde automatisch nach 30 Tagen in Zahlungsverzug.
Ich persönlich gebe meinen Kunden 14 Tagen Zeit, um die Rechnung zu begleichen. Natürlich ist mir bewusst, dass gerade größere Unternehmen oder Konzerne 1-2 Wochen länger brauchen, ehe die Rechnung auf dem richtigen Tisch liegt. Eine Zahlungserinnerung oder gar Mahnung gibt es in diesem Fall nicht von mir.
Der Kunde will die Rechnung nicht zahlen, da seiner Meinung nach Leistungen nicht erfüllt wurden - was kann ich tun?
Gehe in den offenen Dialog mit dem Auftraggeber und finde heraus, um welchen Leistungspunkt es sich handelt. Prüfe auch dein Angebot und den Vertrag und sehe diesen als eine Art Checklist. In einem Pflichtenheft listest du alle Punkte auf, die notwendig sind, um die Ziele des Kundenprojekts zu erreichen.
Dank solcher Unterlagen kannst du deinem Vertragspartner zeigen, dass du als Freelancer deine Aufgaben erledigt und bereits vollumfänglich umgesetzt hast. Solltest du tatsächlich etwas vergessen haben, ist der Einwand durchaus berechtigt und du solltest schnellstmöglich liefern.
Wichtig: Garantiere deinem Auftraggeber niemals irgendwelche Erfolge ("Ich bringe dich mit deiner neuen Website auf Platz 1 bei Google" oder "Durch unsere Zusammenarbeit wirst du in drei Monaten deinen Umsatz vervierfachen"). Solche Versprechungen machen dich angreifbar und hinterlassen bei Nichteinhaltung einen bitteren Beigeschmack.
Was ist, wenn ein Kunde mich ghostet?
Hast du auf eine Anzahlung verzichtet und nach der ersten Rechnung stellt der Auftraggeber sich tot, solltest du den normalen Weg gehen. Das bedeutet: Zahlungserinnerung, Mahnungen und im schlimmsten Fall dann der rechtliche Weg.
Ich habe keinen Vertrag mit meinem Kunden ausgemacht - habe ich trotzdem Rechte?
Die meisten Freelancer, die ich kenne, verzichten auf Verträge bei Kundenprojekten. Das ist auch nicht weiter schlimm, denn auch eine Zusage per E-Mail ist rechtsgültig. In einem Angebot solltest du unbedingt den Umfang deiner Dienstleistung definieren und auch harte Zahlen sollten darin enthalten sein. Bei Anpassungen seitens des Kunden solltest du stets ein neues Projektangebot aufsetzen.
Meine Angebote beinhalten folgende Daten:
Lasse dir das Angebot auch einmal schriftlich per E-Mail bestätigen und schicke anschließend deine erste Abschlagsrechnung. Damit bist du auf der sicheren Seite und kannst nachweisen, dass eine Zusammenarbeit vereinbart wurde.
Sind Lasten- und Pflichtenhefte zwingend notwendig?
Sowohl Lasten- als auch Pflichtenheft sind keine Voraussetzung für den Erfolg eines Projekts. Jedoch erleichtern sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, da jeder die spezifischen Anforderungen kennt. Dank solcher Dokumente können Personen auch mitten im laufenden Projekt ausgetauscht werden, auch wenn dies nicht empfehlenswert ist.
Viele Dienstleister verzichten zwar auf Lastenhefte, haben diesen Part jedoch trotzdem in einer anderen Form in ihrem Prozess integriert, meist in der Form eines Workshops. Dabei geht es allen voran darum, das Projekt und dessen Anforderungen kennenzulernen. Mit diesem Wissen wird eine Strategie aufgesetzt, um die Ziele erreichen zu können.
Als Freelancer sind wir stark vom Zahlungsverhalten unserer Kunden abhängig. Bei kleineren Auftragsarbeiten mag eine verspätete Rechnungsbegleichung noch verkraftbar sein. Bei größeren Projekten, die sich über mehrere Monate strecken, kann jedoch schnell die eigene Existenz in Gefahr geraten.
Wie du in diesem Artikel gelernt hast, gibt es einige wichtige Werkzeuge, um deinen Kunden zur Zahlung zu bewegen. In 99 Prozent aller Fälle wirst du aber keine Probleme mit diesem Thema haben, denn die meisten Kunden zahlen pünktlich. Und sollte doch einmal nichts kommen, dann solltest du zu allererst den einfachsten Weg gehen: die direkte Kommunikation. Eine freundliche Zahlungserinnerung ist einer Mahnung stets vorzuziehen, auch mit Blick auf eure zukünftige Zusammenarbeit.
Trotzdem kann ich dir nur empfehlen, die Tipps in diesem Artikel zu berücksichtigen, um das Risiko in Zahlungsrückstand zu gelangen, zu minimieren.
